A gest\u00e3o de documentos \u00e9 um processo essencial no andamento de toda e qualquer organiza\u00e7\u00e3o. Para tanto \u00e9 necess\u00e1rio estabelecer uma s\u00e9rie de pr\u00e1ticas que garanta sua organiza\u00e7\u00e3o e preserva\u00e7\u00e3o, s\u00f3 assim a empresa ou a organiza\u00e7\u00e3o poder\u00e1 tomar decis\u00f5es, recuperar informa\u00e7\u00f5es e preservar a mem\u00f3ria dos documentos.<\/p>\n
Assim, o gerenciamento de documentos garante \u00e0 empresa um maior controle sobre as informa\u00e7\u00f5es que produzem e\/ou recebem. Garante ainda a racionaliza\u00e7\u00e3o do layout (arranjo f\u00edsico) onde os documentos s\u00e3o guardados, bem como por ele \u00e9 poss\u00edvel desenvolver as atividades com maior rapidez e efici\u00eancia e melhorar o atendimento aos seus clientes.<\/p>\n
Mas, e o que o gerenciamento de documentos tem a ver com protocolo???<\/strong><\/p>\n Protocolo<\/em>\u00a0\u00e9 a denomina\u00e7\u00e3o geralmente atribu\u00edda a setores encarregados do recebimento, registro, distribui\u00e7\u00e3o e movimenta\u00e7\u00e3o dos documentos em curso; denomina\u00e7\u00e3o atribu\u00edda ao pr\u00f3prio n\u00famero de registro dado ao documento; Livro de registro de documentos recebidos e\/ou expedidos. (PAES, Marilena Leite. Arquivo:<\/strong> teoria e pr\u00e1tica. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 27).<\/em><\/p>\n \u00a0V<\/em>amos entender isso melhor…<\/em> Percebemos em v\u00e1rias institui\u00e7\u00f5es a exist\u00eancia de um setor ou unidade destinado \u00e0 recep\u00e7\u00e3o das correspond\u00eancias e demais documentos. Estas institui\u00e7\u00f5es t\u00eam o intuito de gerenciar todo esse fluxo de entrada e de sa\u00edda de documentos, cuidando de sua movimenta\u00e7\u00e3o.<\/p>\n Assim, em toda organiza\u00e7\u00e3o p\u00fablica brasileira \u00e9 poss\u00edvel encontrar um setor respons\u00e1vel pelo registro e distribui\u00e7\u00e3o das correspond\u00eancias produzidas e recebidas, e pela protocoliza\u00e7\u00e3o dos processos e sua tramita\u00e7\u00e3o.<\/p>\n Na tradi\u00e7\u00e3o administrativa, apesar da variedade de express\u00f5es, esse setor ou atividade \u00e9 reconhecido como protocolo ou unidade protocoladora ou setor protocolador.\u00a0 Ficou mais claro agora?<\/em><\/p>\n Talvez voc\u00ea j\u00e1 tenha visto esse setor ou unidade de protocolo, mas voc\u00ea saberia dizer quais s\u00e3o as a\u00e7\u00f5es realizadas pelo protocolo?<\/em><\/p>\n O protocolo executa, sinteticamente e numa primeira an\u00e1lise, as seguintes a\u00e7\u00f5es: <\/em><\/p>\n -recebimento da correspond\u00eancia (malotes, balc\u00e3o, entre outros);<\/p>\n -separa\u00e7\u00e3o da correspond\u00eancia oficial da corresnpond\u00eancia particular;<\/p>\n -coloca\u00e7\u00e3o do carimbo ou etiqueta de protocolo, contendo dados relativos \u00e0 data, hora do recebimento, entre outras;<\/p>\n -elabora\u00e7\u00e3o de resumo do assunto;<\/p>\n – encaminhamento ao indiv\u00edduo ou \u00f3rg\u00e3o destinat\u00e1rio.<\/p>\n – controle dos documentos que ainda tramitam no \u00f3rg\u00e3o, de modo a assegurar a sua imediata localiza\u00e7\u00e3o, e<\/p>\n – atividades de expedi\u00e7\u00e3o de correspond\u00eancias a outras institui\u00e7\u00f5es.<\/p>\n ATEN\u00c7\u00c3O: <\/strong><\/p>\n Pelo que se pode observar, o setor de protocolo deve ser considerado o portal de entrada e de sa\u00edda dos documentos<\/strong> de uma empresa ou de uma organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n Dando continuidade, imagine que, se gerenciar documentos \u00e9 extremamente importante para todas as organiza\u00e7\u00f5es, o que dizer, ent\u00e3o, da import\u00e2ncia do gerenciamento das unidades de protocolo?<\/p>\n Se voc\u00ea pensou que \u00e9 essencial este gerenciamento, acertou em cheio!!! Por isso mesmo, pensando na Administra\u00e7\u00e3o P\u00fablica, por exemplo, existem um conjunto de regras e procedimentos t\u00e9cnicos que devem ser utilizados por todos os \u00f3rg\u00e3os e entidades da Administra\u00e7\u00e3o P\u00fablica a fim de criar bases para a coordena\u00e7\u00e3o da Gest\u00e3o de Protocolo.<\/em><\/p>\n Para um gerenciamento adequado das unidades protocoladoras existe um Cadastro \u00danico, veja:<\/p>\n CADASTRO \u00daNICO DE UNIDADES PROTOCOLADORAS <\/strong><\/p>\n O Cadastro \u00danico de Unidades Protocoladoras \u00e9 a base \u00fanica de gerenciamento de Unidades que auxiliar\u00e1 a sistem\u00e1tica de Numera\u00e7\u00e3o \u00danica de Protocolo (NUP).<\/p>\n Ok, agora voc\u00ea certamente est\u00e1 em d\u00favida com rela\u00e7\u00e3o a <\/em>Numera\u00e7\u00e3o \u00danica de Protocolo (NUP). <\/em><\/p>\n A\u00a0Numera\u00e7\u00e3o \u00danica de Protocolo (NUP)<\/strong> \u00e9 a sistem\u00e1tica de identifica\u00e7\u00e3o num\u00e9rica de cada Unidade Protocoladora. \u00c9 tamb\u00e9m a numera\u00e7\u00e3o utilizada pelos \u00f3rg\u00e3os e entidades da Administra\u00e7\u00e3o P\u00fablica Federal para controle de seus documentos, avulsos ou processos.<\/p>\n Mas, voltando ao<\/em> Cadastro \u00danico, quais s\u00e3o os seus objetivos? <\/em><\/p>\n O gerenciamento do Cadastro \u00danico de Unidades Protocoladoras abrange a implanta\u00e7\u00e3o, a manuten\u00e7\u00e3o e o controle da sistem\u00e1tica de Numera\u00e7\u00e3o \u00danica de Protocolo tendo em vista as atividades de cadastramento, cancelamento e reativa\u00e7\u00e3o de cadastro.<\/em><\/strong><\/p>\n Como dever\u00e3o ser feitas estas atividades de cadastramento, cancelamento e reativa\u00e7\u00e3o de cadastro? Vamos por partes!<\/em><\/strong><\/p>\n – O cadastramento e a atualiza\u00e7\u00e3o dos dados de cada Unidade Protocoladora no Cadastro ser\u00e3o realizados pelo titular do \u00d3rg\u00e3o.<\/p>\n – Os dados obrigat\u00f3rios de cadastramento s\u00e3o: nome do \u00f3rg\u00e3o, subordina\u00e7\u00e3o (se Protocolo Central ou Setorial), nome do respons\u00e1vel pelo setor, telefone e e-mail institucional.<\/em><\/p>\n – Ap\u00f3s o cadastramento ser\u00e1 atribu\u00eddo um c\u00f3digo identificador \u00e0 Unidade Protocoladora que ser\u00e1 a Numera\u00e7\u00e3o \u00danica de Protocolo.<\/p>\n \u00a02.\u00a0<\/strong>CANCELAMENTO DE CADASTRO<\/strong><\/p>\n – O cancelamento de cadastro ser\u00e1 efetuado em casos de extin\u00e7\u00e3o, cis\u00e3o ou fus\u00e3o com outro \u00d3rg\u00e3o.<\/p>\n – Sempre que houver cancelamento de cadastro de uma unidade protocoladora, seu respectivo c\u00f3digo identificador ser\u00e1 desativado.<\/p>\n – Em casos de cis\u00e3o, o c\u00f3digo do \u00d3rg\u00e3o originador ser\u00e1 desativado e ser\u00e3o criados cadastros para os \u00d3rg\u00e3os resultantes da cis\u00e3o.<\/p>\n – Em casos de fus\u00e3o, os c\u00f3digos dos \u00d3rg\u00e3os envolvidos ser\u00e3o desativados e um novo c\u00f3digo ser\u00e1 atribu\u00eddo ao \u00d3rg\u00e3o resultante da fus\u00e3o.<\/p>\n \u00a0<\/strong>REATIVA\u00c7\u00c3O DE CADASTRO<\/strong><\/p>\n – Consiste na reativa\u00e7\u00e3o do cadastro de \u00f3rg\u00e3os extintos quando eles voltarem \u00e0 condi\u00e7\u00e3o anterior.<\/p>\n Gostou do assunto tratado? Ficou alguma d\u00favida? Que tal entrar em contato conosco para nos contar o que achou do artigo e para sugerir novos temas?<\/p>\n \u00a0<\/em><\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Para que uma empresa ou organiza\u00e7\u00e3o atinja seus objetivos e realize suas atividades \u00e9 necess\u00e1rio produzir, receber e enviar documentos, ou seja, \u00e9 preciso gerenci\u00e1-los!!! Em geral, uma organiza\u00e7\u00e3o possui muitos documentos e sem organiz\u00e1-los fica imposs\u00edvel crescer. Viu como o assunto \u00e9 importante? Seja voc\u00ea empres\u00e1rio, empregado ou concurseiro, n\u00e3o perca este artigo porque ele pode te ajudar! <\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":1428,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[177],"tags":[36,37,35,34],"acf":[],"yoast_head":"\n\n
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